(趣旨)

第1条　この訓令は、奥州金ケ崎行政事務組合個人情報保護条例(平成20年奥州金ケ崎行政事務組合条例第43号。以下「条例」という。)第2条第1号及び第4号に規定する個人情報及び特定個人情報(以下「個人情報等」という。)の保護管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令における用語の意義は、条例第2条及び次の各号に定めるところによる。

(個人情報等保護統括管理者等の設置)

第3条　組合が保有する全ての個人情報等の保護管理及び個人情報等を処理する電子計算組織又は端末装置(以下「電子計算組織等」という。)の管理の統括を行わせるため、個人情報等保護統括管理者を置き、事務局長をもって充てる。

(収集、目的外利用及び外部提供に係る適正管理)

第4条　保護責任者は、条例第8条第2項ただし書の規定により個人情報等を本人以外のものから収集しようとするとき、同条第3項ただし書の規定により要配慮個人情報を収集しようとするとき、条例第9条第1項ただし書の規定により個人情報等を取り扱う目的以外の目的のため個人情報等を利用し、若しくは提供しようとするとき又は条例第10条第2項の規定によりオンライン結合により個人情報等を提供しようとするときは、これらの行為が条例に適合するものであることを明らかにしなければならない。

(個人情報等の収集に係る手続)

第5条　保護責任者は、条例第8条第2項ただし書の規定により個人情報等を本人以外のものから収集しようとするとき又は同条第3項ただし書の規定により要配慮個人情報を収集しようとするときは、個人情報等収集申請書(様式第1号)を保護管理者に提出しなければならない。

(個人情報等の目的外利用又は外部提供に係る手続)

第6条　保護責任者は、条例第9条第1項ただし書の規定により実施機関内部の他の保護責任者、他の実施機関の保護責任者又は実施機関以外のものに個人情報等を提供しようとするときは、あらかじめ当該提供を受けようとするものに個人情報等提供申請書(様式第3号)を提出させなければならない。ただし、国又は他の地方公共団体からの申請については、他の様式によることができる。この場合において、他の法令等の規定に基づく事務については、当該法令等に定められた手続によるものとする。

(オンライン結合による提供に係る手続)

第7条　保護責任者は、条例第10条第2項の規定によりオンライン結合により個人情報等を提供しようとするときは、個人情報等オンライン提供申請書(様式第5号)を保護管理者に提出しなければならない。

(審査会への諮問に係る事前協議)

第8条　保護管理者は、第5条第2項又は前条第2項の規定により審査会の意見を求めようとするときは、あらかじめ、個人情報等を収集し、又はオンライン結合による提供をしようとする目的及び当該個人情報等の内容その他個人情報等保護統括管理者が必要と認める事項について、個人情報等保護統括管理者に協議しなければならない。

(事務の委託に係る適正管理)

第9条　保護責任者は、個人情報等を取り扱う事務を実施機関以外の者に委託するときは、あらかじめ当該事務の委託について保護管理者に協議しなければならない。

(端末装置の操作に係る権限の付与)

第10条　電子計算組織等により個人情報等の適正な処理を行うため、電子計算機取扱者(以下「取扱者」という。)を置き、保護責任者が指名した職員をもって充てる。

(端末装置を持たない電子計算組織の操作に係る権限)

第11条　端末装置を持たない電子計算組織を設置している課等の保護責任者は、電子計算組織を使用して個人情報等を処理する業務のうち、保護責任者が特に必要と認めるものについて、前条第1項の規定の例により取扱者を指名しなければならない。

(電子計算組織等の設置又は撤去の承認)

第12条　保護責任者は、電子計算組織等を設置し、又は撤去しようとするときは、情報管理者の承認を受けなければならない。

(記録項目等の確認)

第13条　保護責任者は、新たに電子計算組織により個人情報等を処理するとき又は記録項目を追加若しくは削除するときは、情報管理者の承認を受けなければならない。

(記録媒体の管理)

第14条　保護責任者は、記録媒体を適正に管理するため、次に掲げる措置を講じなければならない。

(ドキュメント等の管理)

第15条　保護責任者は、ドキュメント等を所定の場所に保管する等適正に管理しなければならない。

(電子計算組織等の使用制限等)

第16条　保護責任者及び取扱者は、その所管する事務以外に個人情報等を処理する目的で電子計算組織等を使用し、又は他の者に使用させてはならない。ただし、行政目的上必要な個人情報等の処理のため使用するとき及び保護管理者が特に必要と認めるときは、この限りでない。

(電子計算組織等を操作していないときの措置)

第17条　保護責任者及び取扱者は、電子計算組織等を操作していないときは、当該電子計算組織等のうち表示装置の画面を暗証番号の入力を指示する表示のある状態にしておかなければならない。

(電子計算組織等の使用時間)

第18条　電子計算組織等は、奥州金ケ崎行政事務組合の執務時間に関する規則(平成20年奥州金ケ崎行政事務組合規則第1号)に定める執務時間内において使用しなければならない。ただし、保護責任者が特に必要と認めるときは、この限りでない。

(他の保護責任者が管理する端末装置の使用)

第19条　保護責任者は、他の保護責任者の管理する端末装置を使用し、個人情報等を処理しようとするときは、端末装置使用申請書(様式第9号)を当該保護責任者に提出してその承認を受けなければならない。

(保安措置)

第20条　情報管理者は、電子計算組織等の設置場所における停電その他の事故発生及び火災その他の災害発生並びに装置等の盗難を防ぐため、必要な保安措置を講じなければならない。

(事故等発生時の措置)

第21条　保護責任者は、個人情報等の漏えい、滅失、改ざん及び毀損その他の事故(以下「事故等」という。)が発生し、又は発生するおそれがあることを知ったときは、その被害等が拡大しないよう措置し、復旧に努めなければならない。

(補則)

第22条　この訓令の実施に関し必要な事項は、別に定める。