(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めのあるもののほか、文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(公文書の種類)

第3条　公文書の種類は、次に掲げるとおりとする。

(文書取扱いの原則)

第4条　文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、その受渡しを確実に行うとともに、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。

(文書作成の原則)

第5条　文書を作成するときは、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)により平易な口語体にしなければならない。

(文書等の年度又は年)

第6条　文書等の処理に関する年度は、毎年4月1日から翌年3月31日までとする。ただし、法規文書及び令達文書(訓令に限る。)の処理は、暦年により行うものとする。

(文書管理の調査及び指導)

第7条　課長等は、課等における文書の管理状況を調査し、必要な指導を行わなければならない。

(文書取扱主任)

第8条　文書取扱主任は、課等ごとに課長補佐1人をもって充てるものとする。ただし、職員の配置等により課長補佐がいない場合又はその他特別な理由がある場合は、その他の職員をもって充てることができる。

(収受及び配布)

第9条　課等に送付された文書は、文書主管課において受領し、次に定めるところにより配布しなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の郵便物の処理)

第10条　郵便料金の未納又は不足の郵便物が送達されたときは、公務に関し特に必要と認められる場合に限り、その未納又は不足の郵便料金を納付して受領することができる。

(返付)

第11条　課等の文書取扱主任は、文書主管課から配布を受けた文書が当該課等の所管に属さないものであると認めるときは、配布先についての意見を付して文書主管課に返付しなければならない。

(集配)

第12条　文書の集配は、次に掲げるところにより行うものとする。

(配布を受けた文書の取扱い)

第13条　文書取扱主任は、文書主管課から配布を受けた文書を速やかに課長等に回付しなければならない。ただし、定例的なもの又は軽易なものと認めた文書は、直接担当の係長(係長を置かない場合にあってはこれに準じる職にある者。以下同じ。)に回付することができる。

(供覧を要する文書)

第14条　課長等は、前条第1項の規定により文書取扱主任から回付された文書のうち、次に掲げる文書については、直ちに関係者及び上司に供覧しなければならない。

(未処理文書の取扱い)

第15条　未処理文書は、課長等が指定する一定の場所に収納し、常にその所在及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

(起案)

第16条　文書の起案は、原則として回議用紙(様式第3号)及び接続紙(様式第4号)により起案するものとする。

(余白処理)

第17条　収受文書に基づく回議案で定例的なもの又は軽易なものについては、当該文書の余白により処理することができる。

(例文処理)

第18条　同一の文案で処理できるものについては、これを最初の回議案で例文として決裁を受けた後、前条の取扱いをすることができる。

(電話又は口頭の処理)

第19条　電話又は口頭で受けた重要な事項は、その要旨を電話口頭受付用紙(様式第5号)に記入して、処理することができる。

(付せん用紙処理)

第20条　軽易な照会又は連絡に関するもの及び文書の不備、違式、差出人の申出等によって返付するものは、付せん用紙(様式第6号)を用いて処理することができる。

(課間の通知、照会等の処理)

第21条　軽易な事件で、課間の通知、照会、回答は、定められた様式によるもののほか、通知回議用紙を用いて処理することができる。

(特殊な取扱いの表示)

第22条　回議案で期限のあるものはその期限を、内容の特に重要なものは「重要」と、急を要するものは「至急」と、例規に属するものは「例規」と、秘密を要するものは「秘」と、法規審査委員会に付議するものは「要法規審査委員会」と、その他特別の取扱いを要するものはその旨を朱書により表示しなければならない。

(決裁及び決裁区分)

第23条　回議案は、奥州金ケ崎行政事務組合代決専決規程(平成25年奥州金ケ崎行政事務組合訓令第1号)及び奥州金ケ崎行政事務組合消防事務代決専決規程(平成25年奥州金ケ崎行政事務組合消防本部訓令第1号)により決裁を受けなければならない。

(重要文書の持ち回り等)

第24条　回議案で急を要するもの又は秘密を要するもの若しくは重要なものは、決裁によりその内容について十分に説明のできる者が持ち回りして決裁を受けなければならない。

(回議案の合議)

第25条　回議案で他の課等に関係のあるものは、主管課長の決裁後に関係する課長等に合議しなければならない。ただし、あらかじめ、関係する課長等と協議し、意見の調整ができた場合は、この限りではない。

(再回付)

第26条　合議を受けた課長等において、回議案の結果を知る必要があるときは、その回議案に「再回付」と朱書しなければならない。

(廃案等)

第27条　回議案が回議中又は合議中に廃案となり、又は重大な要旨の変更を受けたときは、担当者は、当該回議案に「廃案」又は「要旨変更」と朱書し、かつ、回議し、又は合議した関係者に回覧し、又はその旨を通知しなければならない。

(文書の審査)

第28条　文書取扱主任は、課等内で回付された回議案について次に掲げる事項を重点にして審査しなければならない。

(決裁後の処理)

第29条　決裁を完了した回議案(以下「原議」という。)は、速やかに決裁の年月日を記載し、決裁の年月日を明らかにしておかなければならない。

(文書の記号、番号等)

第30条　文書で発送を要するものは、次に掲げるところにより記号及び番号を付さなければならない。ただし、法令に記号、番号等について特に規定されているもの、契約書、感謝状、書簡文、辞令等慣例により記号、番号等を必要としないものについては、この限りでない。

(文書の日付)

第31条　文書の日付は、施行の日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。

(文書の発信人)

第32条　文書の発信人は、管理者としなければならない。ただし、委任された事項に係るもの、定例的なもの又は軽易なものについては、副管理者、会計管理者、消防長、事務局長又は課長等を発信人とすることができる。

(公印の使用)

第33条　文書には、公印を押さなければならない。ただし、定例的な文書、軽易な文書又は所属機関に対する文書については、押印を省略することができる。

(事務担当課等名等の表示)

第34条　一般文書の下部余白には、当該文書に係る事務担当課等名、電話番号、必要に応じ担当職員の氏名等を記載しなければならない。ただし、別に定めのあるものについては、この限りでない。

(文書の再発行)

第35条　施行した文書について、紛失、汚損等のため同一のものを再発行する必要があるとき、又は誤字等のため訂正等をしたうえで再発行する必要があるときは、原議の余白にその旨を記載して課長等の承認を受けなければならない。

(浄書等)

第36条　文書の浄書及び校合は、各課等で行わなければならない。

(文書の発送)

第37条　文書は、決裁後、直ちに発送しなければならない。

(発送の方法)

第38条　文書、物品等を発送するときは、原則として郵送によるものとする。

(文書の送信)

第39条　往復文書等で相手方から文書の送付方法について指定されたもの等について必要と認められる場合は、ファクシミリ、通信回線により結合された電子計算組織等により送信することができる。

(文書の整理及び保管)

第40条　完結文書は、次条に規定する文書分類による分類記号、保存年限等を記入のうえ、文書分類に基づき保管しなければならない。この場合において、完結年月日の古いものから順に置き、最も新しいものが前に位置するように整理しなければならない。

(文書分類)

第41条　文書は、文書分類表に従い分類及び整理するものとする。

(文書件名一覧表の作成)

第42条　課長等は、処理した文書の件名等を常に把握するため、毎年度、文書件名一覧表(様式第9号)を取りまとめなければならない。

(文書の保存年限)

第43条　文書の保存年限は、法令で特別の定めがあるもののほか、永年、10年、5年、3年、1年又は常用とし、各課長等が企画総務課長と協議のうえ、定めなければならない。

(完結文書の編集、製本等)

第44条　完結文書は、必要に応じ、次により編集、製本等を行うものとする。

(保存文書の持ち出し)

第45条　保存文書の持ち出しをしようとする者は、文書持出票(様式第10号)に所要事項を記載し、課等の文書取扱主任の承認を受けなければならない。

(保存文書の廃棄)

第46条　課長等は、保存年限の満了した保存文書を廃棄しなければならない。この場合において、課長等は、廃棄した文書の一覧を文書主管課に報告しなければならない。

(公文書検索資料の作成)

第47条　文書主管課の長は、公文書公開等を円滑に行うため、文書件名簿、保存文書の一覧表及び文書分類表を公文書検索資料として編集し、窓口に備えておき、市民等の閲覧に供するものとする。

(補則)

第48条　この訓令に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。